Автор | Лу Цзя (Lu Jia) Эксперт по управлению проектами Alibaba

**Введение:** В мире есть две самые трудные вещи: положить чужие деньги в свой карман и вложить свои мысли в чужие головы.

Почему общение так важно

Всем известно, что общение очень важно на работе.Вы когда-нибудь задумывались над тем, почему общение так важно?

Прежде всего, давайте подумаем, сколько времени в вашем ежедневном распределении рабочего времени уходит на «общение»? Ежедневные встречи, обсуждения на DingTalk, работа с электронной почтой и т. д., лично я — гораздо больше, чем 50%. Это соответствует известной теории менеджмента:

Руководители тратят более 50 % своего времени на общение, но в то же время более 50 % препятствий на работе генерируются именно в общении.

Это «Теория двойных 50%», которая интуитивно отражает важность общения как с точки зрения затрат времени, так и с точки зрения влияния на работу.

Почему на собрании команды всегда все молчат, а одноклассники, у которых есть идеи, ничего не говорят? Вы должны были видеть эту картинку на разных каналах, я верю, что когда вы увидите эту картинку в первый раз, у вас будет такая же улыбка, как и у меня.

Почему эта картинка производит такое впечатление? Потому что проблема, показанная на этой картинке, действительно очень хорошо отражает нашу повседневную реальную рабочую ситуацию:Из-за отсутствия коммуникации продукт вызвал такую огромную разницу в понимании разных ролей.. Итак, в такой интернет-компании, как Ali, каковы общие проблемы со связью при рабочей нагрузке?

Вот несколько простых перечислений:

Почему так сложно подтолкнуть команду братьев к сотрудничеству, а ход их сотрудничества совершенно неуправляем?
Почему работу возлагают на подчиненных, а в итоге она вся сваливается на меня?
Почему действия, оставшиеся от обсуждения встречи, всегда задерживаются и не завершаются?
Почему последние новости босса часто остаются непрочитанными?
Почему его весь день заваливают новостями DingTalk, а личными делами можно заниматься только глубокой ночью?
...

С таким количеством проблем в общении, почему так трудно общаться? Из самой распространенной ситуации здесь, особенно в общении один на один, можно выделить три основные причины:

Так как проблем в общении много и причины проблем очень сложны, то где наш выход? Является ли решение стандартизировать нашу работу, а затем уменьшить потребность в общении в нашей работе за счет стандартизации и процессизации, и тогда каждый сможет спокойно писать код и планы на своих рабочих станциях, чтобы все было хорошо? ответ отрицательный.

Давайте посмотрим на эту квадрантную диаграмму, которая является моделью, упомянутой доктором Кай-Фу Ли в его видении будущего ИИ:

Видно, что позиции в левом нижнем углу интервальной карты соответствуют низким социальным потребностям и представляют собой структурированные поля, позиции в таких полях будут заменены роботами ИИ в ближайшие 5-10 лет.

Если наша работа может выполняться в соответствии с процессом, просто определяя стандартизированный интерфейс, чтобы избежать или уменьшить общение, тогда ценность нашей работы будет снижена, и, таким образом, в конечном итоге ее заменят машины, как и рабочие на конвейер заменяется большим количеством интеллектуальных роботов.

То, что я хочу сказать, не означает, что для того, чтобы отразить ценность работы, мы должны намеренно увеличивать стоимость коммуникации работы, Наоборот, нам действительно нужно уменьшить коммуникацию в поле, резюмируя процесс разбирая стандартные слова или даже используя инструменты.В то же время работа ищет более сложные и более необходимые для общения на сцене, чтобы создать большую ценность.

Итак, что мы делаемОставайтесь конкурентоспособными и постоянно улучшайте коммуникативные навыки. Это то направление, в котором каждый должен продолжать работать.

основы общения

Есть западная пословица, которая гласит: «Сложнее всего в мире две вещи: положить чужие деньги в свой карман и положить свои мысли в чужие головы». , все часто чувствуют свою правоту и хотят друг друга переубедить, но всегда возникают трудности.

Неудачи в общении всегда возникают по разным причинам: либо проблема с презентацией, либо проблема со слушанием и обратной связью, либо проблема с окружающей средой. Чтобы перечислить, общие ситуации:

недостаток информации или знаний
важность не указана
Сосредоточьтесь только на выражении, а не на слушании
Не полностью понимает, что говорит другой человек, поэтому спрашивает неуместно
Не ориентироваться на обратную связь
недостаточно времени
Плохое настроение
Позиционный разрыв, культурный разрыв

Во-первых, давайте взглянем на коммуникационную модель. Коммуникация представляет собой полный замкнутый цикл от отправителя сообщения до получателя сообщения, получающего сообщение, а затем дающего обратную связь отправителю сообщения.

Код здесь может быть текстом, голосом или даже жестами и выражениями; канал может быть DingTalk, электронная почта, видео или личная встреча; различные внешние среды могут привносить шум, например, плохое настроение или все. общего языка, эффекты параллельного общения и т.д.

Можно видеть, что минимальный замкнутый процесс связи, поскольку он включает в себя несколько ссылок, фактически образует длинную ссылку.Если ссылка длинная, все ссылки в ней подвержены проблемам, и в конечном итоге проблема будет решена. послойно. Здесь мы должны ввести теорию коммуникационной воронки.

Здесь мы должны знать процесс формирования коммуникационной воронки. Например, например, руководитель разработки обнаружил, что в последнее время в разработке проекта было много проблем, и продукт несколько раз сталкивался с серьезными онлайн-сомнениями, поэтому он решил провести собрание для исправления.Он не мог спать по ночам, и он думал, как это решить?

Если вы думаете о 10 аспектах (100%), вам нужно поговорить со своими подчиненными сотрудниками. Когда я стоял перед толпой на совещании на следующий день, потому что плохо отдохнул и нервничал, я упомянул только 8 из 10 вещей, о которых думал, и пропустил 2, то есть всего 80%. Когда эти 8 вещей произносятся публично, из-за ограничений места и количества людей есть 6 вещей (60%), которые сотрудники действительно слышат.

Кроме того, из-за различий в уровне персонала и уровне знаний, уровне языкового самовыражения наших технических руководителей, языковых акцентах и диалектах и других реальных ситуациях только около 40% вещей действительно понимаются и усваиваются другими. Когда эти люди переходят к этапу реализации, в силу таких факторов, как величина отношения между каждой вещью и индивидуумом, готовность к исполнению и т. д., 20 % людей, которых в итоге казнят, становятся 20 %; хотя это отношение преувеличено, на самом деле это не так серьезно, но воронка, вызванная этим общением, существует, и мы можем только найти способы сделать ее менее влиятельной.

Так есть ли способ уменьшить или устранить воронку, вызванную этим общением? Давайте посмотрим на это с трех точек зрения: говоря, слушая и спрашивая.

Коммуникационная основа 1: Выражение

Основа общения, во-первых, состоит в том, чтобы выражать, то есть передавать информацию. Наш учитель Ма признан мастером оратора, и его выразительные способности очень сильны.

В плане выражения, помимо того, что мы все хорошо знаем, нам нужен понятный язык и четкая логика, на что еще нужно обратить внимание? Мы можем ясно видеть образ Учителя Ма, то есть тон, выражение лица и движения тела.

В области управления коммуникациями существует очень известная теория,«Общение = 7% контента + 38% голоса + 55% языка тела», который полностью иллюстрирует важность языка тела в процессе общения. Вот несколько советов по языку тела при общении и самовыражении:

Язык и язык тела должны быть согласованы
Постарайтесь сначала привлечь внимание другого человека
Повторить, перефразировать, если необходимо
на языке, знакомом другой стороне
Делайте: смотрите в лицо, кивайте, улыбайтесь, наклоняйтесь вперед, смотрите в глаза
Нельзя: класть руки на грудь, отводить взгляд, заниматься другими делами.

Возьмем еще один пример, наиболее распространенный в нашей повседневной жизни. Мы чаще используем DingTalk для общения в повседневной жизни.Одно и то же предложение, если оно используется в разных тонах, будет выражать разные отношения и выражать разные значения (например, «Было ли это требование проверено?», Это вопрос или побуждение?) . Поэтому, когда я задаю другим подобные вопросы на DingTalk, я всегда беспокоюсь о том, что меня неправильно поймут, поэтому я обычно добавляю эмодзи со смайликом.Интересно, все ли это сделали? ^_^

Основа коммуникации 2: Слушание

Вторая основа общения – это слушание. Ключом к общению часто является получатель, слушатель, а не говорящий. Чем более успешны люди, тем лучше они умеют слушать.

По сравнению с упрощенными иероглифами (слушание ртом) традиционные иероглифы «слушать» могут лучше отражать суть слушания (похоже, мудрость наших древних еще очень велика):

"Король ушей": Поскольку это слушание, самым важным органом, несомненно, является ухо, поэтому суть слушания состоит в том, чтобы сделать слух царем, привести ухо и поставить слушание на первое место;
"четырнадцать": Среди них «четыре» можно рассматривать как «глаз», то есть глаза. Слушание не только ушами, но и глазами.Глаза, выражения и язык тела другой стороны содержат богатую информацию, которая соответствует материалам или объектам, предоставленным другой стороной;
"Одно сердце": Для достижения цели общения и получения наилучших результатов необходимо быть внимательным и искренним. Это значит слушать лекции сердцем, наблюдать сердцем, задавать вопросы сердцем и думать сердцем.

Аудирование также делится на несколько разных уровней:

слушать, но не слышать
делать вид, что слушаешь
избирательное прослушивание
внимательное слушание
Поставьте себя на место слушателя

Разница между остальными пятым и четвертым слоями заключается в том, что внимательно слушать — значит реагировать на услышанное, но слушать, ставя себя на место другого, — значит понимать другую сторону, а не реагировать. понятия и чувства через общение. , по-настоящему сопереживать.

Основы общения 3: Задавайте вопросы

Третья основа общения — задавать вопросы, а те, кто может задавать вопросы, еще лучше умеют общаться. Люди, которые умеют говорить, главное время общения, это то, что он говорит, не беспокойтесь о том, что ему холодно, и он может говорить замечательно. Типичным примером является обучающий учитель; человек, который умеет задавать вопросы, мало говорит с ним, но часто задает некоторые наводящие на размышления вопросы, которые шокируют вас (или тигра) и откроют для вас новый мир. Следовательно, человек, умеющий задавать вопросы, определяет направление общения.

Как правило, есть четыре способа задавать вопросы.Разные случаи, условия и цели требуют разных методов задавания вопросов:

закрыто: Вы согласны с этим планом? Можем ли мы закончить это задание вовремя?
открыть:у тебя есть хороший совет?
управляемый: Если проблема с ресурсами будет решена, что вы собираетесь делать в первую очередь?
риторический вопрос: Если вы будете слепо отвечать на вопросы друг друга, вы легко попадете в пассивную ситуацию. Как получить общение на своем канале? Отличным приемом является риторический вопрос, например: «Я хотел бы спросить, каков график разработки этого требования?», «Каков ритм работы бизнеса?»

Общение внутри и между командами

Далее я представлю три группы наиболее распространенных коммуникативных сценариев, которые также чаще всего вызывают трудности в повседневной работе. Он начинается с введения во внутрикомандную коммуникацию и межкомандную коммуникацию.

1. Коммуникация внутри команды

Общение внутри команды — это первая сцена, на которой все встречаются. В командах обычно существует три способа общения.

**Цепь:** Строго соблюдайте формальную цепочку управления и связи, а информация передается линейно, как это чаще встречается в военизированных организациях;
**Колесо: **Коммуникация с помощью колеса опирается на основного человека как на ведущего и центральный узел общения всех участников, что может стимулировать появление сильных и могущественных лидеров;
**Сетевой стиль:** позволяет всем членам группы активно общаться, все участники могут свободно вносить свой вклад, отсутствует промежуточный информационный узел и нет очевидной роли лидера.

Здесь мы делаем сравнение этих трех режимов:

В такой интернет-компании, как Ali, если нет особой причины, мы будем более склонны направлять команду на развитие за пределами третьего режима, «сетчатого» режима связи. Рекомендация режима ячеистой связи не означает, что у нас нет высоких требований к точности.Наоборот, потому что у нас есть много очень эффективных инструментов, которые могут гарантировать, что мы по-прежнему сохраняем высокую точность информации в ячеистой связи, такие как Yuque, Aone , Диндин и др.

Говоря о командном общении, мы должны упомянуть пять препятствий для командного общения и сотрудничества.

Во-первых, часто возникающей в группе проблемой является «недостаток доверия», что особенно характерно для вновь образованных групп;
Недостаток доверия принесет в команду вторую проблему, то есть «страх конфликта», самая распространенная из которых — на собрании все молчат, из-за отсутствия доверия все не знают, к чему приведут их разные мнения. другие отвечают, в целях безопасности безопаснее всего не говорить;
Команды, которые боятся конфликта, естественным образом поднимают третью проблему — «отсутствие приверженности». Вполне возможно, что если мои различные взгляды не будут выражены, то окончательный вывод, сделанный командой, у меня не будет твердой приверженности, потому что я не согласен с этим выводом;
Отсутствие приверженности и дальше будет приводить к проблемам, то есть «уходу от ответственности».Если вывод без приверженности приводит к плохому результату, член команды естественно не хочет брать на себя ответственность за результат.Он будет думать про себя, это не то, чем я хочу заниматься. , смотрите, действительно есть проблема;
Избегание ответственности в конечном итоге приведет к тому, что члены команды будут «игнорировать результаты».

Если вас интересуют пять препятствий для командного общения и сотрудничества и вы хотите получить более глубокое понимание, я рекомендую вам прочитать книгу «Пять препятствий для командного сотрудничества».

Вопрос в том, как воспитать «доверие», первое из пяти препятствий для общения и сотрудничества в команде? Способов завоевать доверие в коллективе много.Например, нам нужно укреплять взаимопонимание членов коллектива с юных лет.В Али у нас часто бывает айсбрейк (наверное, все сталкивались с этим), тимбилдинг и т.д. ,а есть еще один способ завоевать доверие.Поговорка "вместе в окно пройти,вместе нести ружье",чтобы всем было легче установить отношения взаимного доверия.

Однако построение доверия не обязательно должно быть преднамеренным, или оно должно культивироваться в ходе исторических сражений.На самом деле, «доверие» устанавливается на основе небольших соглашений, которые достигаются и поддерживаются снова и снова. Например, время подготовки документа, согласованное всеми, работа по подготовке к встрече, согласованная всеми, до тех пор, пока такое небольшое соглашение может постоянно достигаться, доверие между всеми может быть эффективно установлено.

Конфликты в коллективе часто являются важным фактором, разрушающим атмосферу командного общения.Конфликты, которые не хотят иметь участники в коллективе, часто являются общим представлением всех. Но вот о чем я хочу поговорить с вами, так это о том, обязательно ли конфликт плохо влияет на командное общение?

Ответ — нет, команды могут вырасти из здоровых и продуктивных разногласий и решений. Плохой для команды является «деструктивный конфликт», но ценным для команды является «конструктивный конфликт», давайте посмотрим на разницу между двумя типами конфликтов:

В командах распространенными причинами, препятствующими здоровому конфликту, являются:

Отсутствие доверия, уважения и понимания
чрезмерно агрессивный стиль управления
Члены команды нестабильны или находятся в разных регионах

2. Взаимодействие между командами

В межкомандном общении мы часто сталкиваемся с различными проблемами, кратко перечислим их:

Профессионалы имеют пробелы и не имеют общего языка. Например, команда по развитию бизнеса полагается на возможности мидла и Тайваня.Если команда по развитию бизнеса не понимает текущую систему продуктов мидла и Тайваня и не знает требований к потребностям мидла и Тайвань, эта ситуация произойдет, что в конечном итоге приведет к потере желания общаться., проблемы со связью;
Цели непоследовательны (под влиянием стены отдела), например, вы планируете стратегический план проекта, но вам нужна поддержка других отделов, очень хорошее сотрудничество в предварительном исследовании и действительное начало реализации, вы можете обнаружить, что их отношение изменилось. После перемен они не планируют делать большие инвестиции, потому что это не соответствует цели их команды;
Прогресс непрозрачен. Время доставки было согласовано с командой братьев, но в середине процесса не было связи, и это был полностью черный ящик.Когда оговоренное время приближалось, я обнаружил, что многие вещи не были готовы;
Обязанности неясны, проблемы увиливаются. В общении мы часто сталкиваемся с тем, что люди отлынивают от работы друг от друга из-за нечеткого разделения труда.Некоторые серые вакансии не могут найти ответственного.Как только возникает проблема в сером поле, никто не хочет брать на себя вину.

Так как же нам решить эти проблемы? Вот принцип межведомственной коммуникации:

Во-первых, попросить всех вместе определить цель: беспроигрышную цель, а не только вашу цель.В начале вы должны поставить цель, чтобы каждый мог осознать свою ценность, чтобы другая сторона была готова сотрудничать. с тобой;
Во-вторых, уточнить разделение труда, ответственности, времени, ответственных лиц и т. д., чтобы добиться «братьев и четких счетов», как говорится, «некрасивые слова впереди» также означает это;
В-третьих, подтвердить механизм связи в начале, чтобы добиться обмена информацией, такого как еженедельные встречи, еженедельные отчеты и т. Д., Чтобы обеспечить прозрачность информации в процессе;
В-четвертых, иметь ответственность, ответственность и сочувствие в решении проблем. Не может быть, чтобы все собирались вместе. Как только возникает проблема, все отворачиваются и не узнают человека. Так же, как люди, команда должна также обратить внимание на доверие.

Поскольку две стороны в межкомандном общении часто не такие, как в команде, две стороны могут не очень хорошо знать и не иметь большого чувства доверия, поэтому, когда две стороны только что сели и не начали общаться, то, как все сидят, сильно повлияло на общение. Вот некоторые возможные эффекты различных коммуникационных мест.

Общайтесь вверх и общайтесь вниз

Вторая группа сценариев связи, в которых часто возникают проблемы, — это связь вверх и вниз.

1. Общение вверх

Когда дело доходит до «коммуникации вверх», мы упомянем «управление вверх», давайте взглянем на объяснение этих двух понятий.

Управление вверх, процесс сознательного сотрудничества с начальством с целью достижения лучших результатов для начальства и самих себя.Можно сказать, что это процесс изменения начальства; восходящее управление заключается не в том, чтобы вести начальство, а в том, чтобы влиять и направлять через восходящую коммуникацию и восходящую координацию Взгляды вышестоящих находятся в гармонии с их собственными;
общатьсякоммуникация наверху является одним из основных средств управления наверху, обычно относится к целеустремленному коммуникативному поведению с вышестоящим с целью передачи необходимой информации наверх или влияния на его решение;

Общение сверху — это своего рода «целенаправленное» поведение руководства сверху. Если это случайный разговор, который очень расслаблен во время тимбилдинга, мы пока не будем классифицировать его как общение сверху. В чем сложность общения наверху?

традиционное мышление: Китайцы упомянули вышестоящее руководство и вышестоящую коммуникацию, которые могли столкнуться со всевозможными проблемами. Как показано на рисунке выше, это пирамида династии Западная Чжоу, где «Сын Неба управляет тремя князьями, а три князя правят князьями». Это очень четкая и сильная концепция иерархии в китайских традициях прошлого. , такие как общий "официальный и университетский уровень, сокрушающий людей", Китай, это наследие истории и культуры. Даже в сегодняшней автономной демократической социальной среде, даже в просвещенной интернет-компании, такой как Али, присущие концепции по-прежнему будут влиять нам тонко.
отсутствие инициативы: Отсутствие инициативы, я должен ждать, пока я выберусь из большой корзины, и я не могу удержаться, прежде чем я подумаю о том, чтобы сообщить об этом начальнику. Отсутствие потока информации заставит руководителя чувствовать себя неуверенно и неуправляемым. Никогда не позволяйте своему руководителю узнать от кого-то еще то, что вы должны были ему сказать.
односторонняя информация: Вы хотите влиять на своего босса посредством общения. Если вы обнаружите, что сейчас у него неправильное представление, вы хотите направить его к принятию решений в соответствии с вашими представлениями; за этим стоит еще одна возможность, что у вас не так много информации, как у вас. босс, вы Вынесенное решение является односторонним или даже неправильным.
прямолинейное мышление: Прямолинейное мышление, например, начальник сказал: «Сяо Мин, ты делаешь это неправильно», «Где я сделал это неправильно!». Тогда об этом способе общения не может быть и речи, верно?Если это общение будет продолжаться, то какой будет результат? Вполне возможно, что каждый может достать свои мобильные телефоны и посмотреть Ali Taste. Вы можете не соглашаться с его взглядами или с тем, как он решает проблемы, но вы не должны противостоять ему публично. Даже если вы чувствуете, что этот метод невозможен на месте и есть отклонения в обработке, вы можете общаться в частном порядке после встречи и вносить исправления в процессе внедрения.

Итак, каковы общие проблемы с восходящей коммуникацией?

** Имейте проблемы и сомнения и не осмеливайтесь общаться: 1. ** Покажите лидерам серьезное рабочее отношение обратной связи и положительного обзора всего и оставьте хорошее первое впечатление;2.Если вы сталкиваетесь с проблемами во время выполнения, и своевременная обратная связь о проблемах эквивалентна разделению обязанностей и повышению успешности решения проблем ** 3. ** Для себя инициатива по предоставлению отчета также может помочь вам прояснить свою работу и тренируйте себя Способность решать проблемы и повышать эффективность ** 4. ** Упреждающая отчетность, чтобы завоевать доверие босса, потому что отсутствие отчета вызывает у лидера чувство потери контроля. Активная отчетность может не только «визуализировать» вашу работу, но и обеспечить правильное направление исполнения;
** Трудно объяснить проблему и влияние многословно и многословно: ** Отчет боссу должен быть подготовлен заранее, мышление ясное, выражение ясное, а эффективность улучшена. О том, как отчитываться перед боссом, я расскажу позже;
** Говорите только о проблеме и не давайте план: ** Всесторонне подумайте, подготовьте план и предложения заранее и позвольте начальнику задать вопросы с несколькими вариантами ответов вместо вопросов викторины. Это не только повышает эффективность общения с начальством, но, что более важно, позволяет начальству видеть ваши мысли и делиться ими с начальством.

Когда дело доходит до отчетности вверх, нам нужно сначала поговорить о структуре мышления для отчетности вверх.Благодаря этой схеме мышления вы можете решить, нужно ли сообщать о текущем содержании, и какая стратегия была использована для сообщения.

первый квадрантВойдите в проект с очень высоким уровнем важности с боссом. На данный момент босс является вашим коллегой. Планируйте и работайте вместе. В этом квадранте босс полностью «вовлечен». Информация между вами симметрична.В это время могут исчезнуть важные формы отчетности, потому что вы знаете информацию друг друга в любое время;
второй квадрант, роль босса, чтобы дать вам "руководство и принятие решений". Босс здесь очень обеспокоен, но ему не ясны конкретный прогресс и детали.Содержание здесь часто является самым важным в отчете, а также в центре внимания способности сообщать вверх. В ключевом отчете есть вероятность что цель сложная и нуждается в поддержке начальника.Например не хватает ресурсов и начальнику нужно координировать.Можно напрямую сказать начальнику что ему нужно сделать(тут перенесено в четвертый квадрант);
третий квадрантЭто все, что ваш начальник разрешил вам делать, и это ваша ответственность. Хотя здесь присутствует асимметрия информации, начальник будет знать ваш контент на макроуровне (даже он выполнял вашу работу в прошлом), либо важность контента не может войти в «панель управления» босса (не предполагает его высокопоставленных сотрудников). управленческие решения на уровне). Эту часть содержания нужно только выразить: вы делаете это пошагово и по графику, начальнику нужно лишь периодически проверять, а не фокус отчета. Распространенное заблуждение: эта часть контента всегда помещается в РРТ по ошибке, а читать ее боссу подробно, всем очень скучно, и это становится самым непрофессиональным отчетом. Если в этом интервале возникает нештатная ситуация, нештатную ситуацию необходимо перенести на второй интервал для обработки;
Четвертый квадрантСодержание, причину и повод обсуждать не нужно, начальник и вы пришли к единому мнению, и информация симметрична. Однако есть задачи, которые сложно выполнить подчиненным, или задачи, неподвластные их полномочиям, или задачи в новых категориях.Самая распространенная — подчиненным требуется помощь руководителей для решения какого-то ресурса. Роль начальника здесь — «помощь и поддержка».

Как упоминалось ранее, необходимо взять на себя инициативу по предоставлению отчета. Когда лучше всего сообщать? Вот 4 основных тайминга отчетности для справки:

Теперь, чтобы представить метод отчетности вверх:

Краткое содержание: Я считаю, что босс видел тысячи PPT, поэтому в большинстве случаев он может сразу понять значение PPT, поэтому информация в PPT должна быть краткой. В то же время вам необходимо использовать большое количество данных для поддержки своих взглядов и попытаться изложить их с объективной точки зрения;
Езжайте прямо: Как описано выше, у начальника очень плотный график, и он может даже уйти из-за нештатных ситуаций во время отчетного процесса, поэтому в начале доклада он должен изложить свое мнение или требования прямо по делу, а затем перечислить причины и доказательства, и, наконец, просто переформулируйте свое мнение. Выше приведена структура PREP «лоббирования в лифте»: Позиция (точка зрения), Причина (причина), Доказательства (доказательства) и Позиция (точка зрения);
Полностью подготовлен: Содержание отчета также должно занимать всего несколько страниц PPT, но во многих случаях руководители будут задавать соответствующие вопросы по ходу. Поэтому репортеру необходимо заранее понимать соответствующую информацию, чтобы не потерять дар речи, когда его спросят, что не только повлияет на ход доклада, но и будет считаться неэффективным;
Овладейте принципом 10/30: в 30-минутном плане времени отчет займет до 10 минут, а оставшиеся 20 минут будут зарезервированы для времени обсуждения, и часто во время обсуждения будет генерироваться ценная информация.

Метод отчетности PREP

Из теории McKinsey о 30-секундном лифте. McKinsey требует от сотрудников компании умения выражать то, что они хотят выразить четко и ясно в кратчайшие сроки. Поэтому была создана структура отчетности PREP, которая требует, чтобы репортер мог представлять отчет с точки зрения лица, принимающего решения, а не исполнителя. Он состоит из четырех частей:

Вид: Во-первых, используйте одно или два предложения, чтобы прояснить основную точку зрения, которую вы хотите выразить, в том числе: Я надеюсь, что руководитель согласится в принципе, составьте план следующего шага или просмотрите ваши подробные материалы как можно скорее. , так далее.;
причина: вам необходимо тщательно проанализировать материалы презентации, свести их не более чем к трем причинам, а затем попытаться выразить их кратким и убедительным языком;
свидетельство: В основном для объяснения конкретных деталей, содержащихся в ключевых моментах отчета, таких как: конкретные явления, данные и оценки последствий и т. д.;
Повторите мысль: Наконец, повторите свою просьбу еще раз.

2. Нисходящая связь

В восходящем общении много трудностей, значит ли это, что нисходящее общение легко? Ваши подчиненные отчитываются перед вами, есть ли сложности?

Да, студенты с командой могут понять это, учитывая, что каждый из ваших подчиненных индивидуален, вниз общаться непросто. И если эти различия не учитывать, плохая обратная связь может стать катастрофой как для менеджера, так и для команды. Согласно опросу, проведенному Harvard Business Review: 91% сотрудников говорят, что плохая коммуникация с начальством может повредить их лидерству!

Какие у вас есть навыки общения с подчиненными?

Цель выдачи инструкций ясна и цель ясна. Объясните важность задачи и уточните SMART-цель задачи; если не просто сказать, расплывчатая цель (например, стоит обратить внимание на пользовательский опыт), как ваши подчиненные узнают, если вы находитесь на каприз и сказать это небрежно?
Дайте обратную связь Сосредоточьтесь на поведении и влиянии. Существует два типа обратной связи: положительная обратная связь и развивающая обратная связь. Как следует из названия, положительная обратная связь используется для выражения похвалы и признания подопечного, а развивающая обратная связь используется для указания областей, требующих улучшения. Это отличается от режима нытья, обычно используемого родителями, у нас тоже есть структура, то есть поведение + влияние + отношение (признание или недостаток), например, нельзя просто и грубо сказать, что у хх нет командного духа.
Установите регулярные каналы связи один один: общение один на один показывает внимание, дает определенное время на подготовку, а общение лицом к лицу облегчает вступление в более глубокое общение.

Еще один очень важный момент в нисходящей коммуникации — это то, как начальство решает проблемы, возникающие у подчиненных.

Когда к вам приходят подчиненные, они часто ищут не решение, а того, кто может решить проблему. Когда подчиненный отчитывается перед менеджером, ему следует сказать «у меня проблема», а не «у нас проблема». Когда подчиненный задает вопрос, он должен понимать, что это его вопрос. Вот два примера:

Как правильно говорить: "В данный момент я не могу дать вам совет. Вам нужно пересмотреть свои обязанности, прийти ко мне в офис в 16:30 и придумать действенные дальнейшие идеи". Или " Я недоступен в течение 24 часов. Продолжайте думать над этой проблемой и доложите мне завтра о новом прогрессе».

Если вам интересно, как справляться с задачами и обязанностями ваших подчиненных, рекомендую вам прочитать книгу: «Не позволяйте обезьяне прыгать вам на спину».

Работа начальника заключается в том, чтобы помогать подчиненным выполнять работу, а не работать на подчиненных. Всем известно, что лучше научить человека ловить рыбу, чем дать ему рыбу. Цель менеджеров состоит в том, чтобы взращивать больше сотрудников, которые могут быть независимыми.Как показано на рисунке ниже, руководители должны стараться избегать сотрудников с их собственными уровнями 1 и 2. Не помогайте подчиненным выполнять их задачи, развивайте у подчиненных навыки решения проблем и мышления. Перед лицом просьбы подчиненного о помощи спросите его «что вы думаете» и дайте подчиненному найти способ решить проблему.

Уровень 5, жду указаний - даже не знаю, что делать;
4 уровень, что делать - знаю, что делать, но не знаю, как это сделать;
Уровень 3, давать рекомендации, действовать в соответствии с результатом суждения - может предлагать альтернативы, но требует, чтобы руководитель сделал выбор;
Уровень 2, действие, но нужно указать немедленно - может определить соответствующий план действий, но может быть приглашен в любое время при выполнении;
Уровень 1, действующий независимо, супервайзеру нужно только видеть свои обычные отчеты.

Уровни свободы Уровни 1 и 2 являются заслуженными привилегиями, а не правами по рождению. Эта привилегия исходит из репутации, которую вы создаете, успешно продавая свои идеи и советы своему боссу. Такая репутация может быть достигнута только на свободном уровне 3.

Синхронная и асинхронная связь

Последняя группа, которую нужно ввести, это синхронная связь и асинхронная связь.Эта группа слов не так распространена, как две предыдущие.Интересно, всем ли понятно значение этих двух слов?

Синхронная связь: Синхронная связь означает, что вы отправляете сообщение, а получатель немедленно обрабатывает сообщение и немедленно отвечает;
Асинхронное общение. Асинхронное общение относится к стилю общения, при котором вы отправляете сообщение и не ожидаете немедленной обратной связи.

В соответствии с приведенным выше определением мы можем классифицировать наши повседневные методы общения, например, «встреча», «беседа с глазу на глаз» и «телефон» являются типичным синхронным общением, «Аон» — типичным асинхронным общением.

К какой категории относятся «Dingding» и «WeChat»? Обычно считается, что WeChat и DingTalk обладают характеристиками синхронного и асинхронного общения одновременно, и процесс может измениться в любое время, в зависимости от того, все ли находятся в режиме реального времени во время процесса общения. Однако, учитывая, что в DingTalk есть подсказка о статусе чтения сообщения, мы обычно думаем, что DingTalk ближе к способу синхронного общения.

Давайте сравним эти два способа и сценария общения:

Благодаря всестороннему использованию Dingding в Alibaba доля синхронной связи увеличивается.Нельзя отрицать, что этот метод значительно повысил общую эффективность работы, но любое превышение вызовет проблемы. Общие проблемы с синхронной связью включают в себя:

Частые перерывы, рабочее время у всех разрезается на куски, мешающие развитию глубокой работы;
Онлайн важнее высокой производительности. Люди, которые не в сети, даже не имеют возможности высказаться, дело уже решено. Таким образом, все вынуждены быть онлайн в режиме реального времени, вынуждены участвовать во всех возможных встречах;
вызвать ненужный стресс. Ожидание того, что вы будете онлайн в режиме реального времени, заставляет людей терять контроль над своим расписанием. В рабочее время все оперативно реагируют на запросы всех сторон, а не активно следуют собственным планам. Исследования показали, что из-за частых прерываний люди стараются делать что-то быстрее (за счет того, что делают это хуже) и в результате чувствуют себя более напряженными и растерянными;
Приводит к некачественным обсуждениям и неоптимальным решениям. Люди не имеют достаточно времени, чтобы все обдумать из-за необходимости реагировать немедленно. Решение, предложенное в первый раз, часто не является лучшим решением, которое вы можете предложить.

Как мы можем эффективно использовать различные методы коммуникации в повседневном управлении проектами, чтобы эти методы коммуникации могли лучше играть свою роль и в то же время избегать некоторых побочных эффектов? Здесь я помещаю самые распространенные методы коммуникации в проекте в квадрантное пространство (абсцисса - синхронный или асинхронный, а ордината - сложность содержания коммуникации). Надеюсь, каждый сможет сравнить свои ежедневные проекты и быть эталоном.

Наконец, и самое главное

Наконец, в конце (спасибо, что кто-то здесь увидел).

В этой статье рассказывается о многих навыках в различных коммуникативных сценариях, иногда эти коммуникативные навыки можно рассматривать и как рутины в общении с другой стороны. Здесь я должен подчеркнуть, что успех или неудача общения, рутина будет иметь эффект, но эффект также ограничен, главное в общении видеть мотивацию общения. Является ли целью вашего общения достижение эффекта «1+1>2», обладаете ли вы непредубежденностью, цените ли вы дифференциацию и видите ли каждый конфликт как возможность для роста. Пока есть искреннее сердце, даже если есть много проблем с коммуникативными навыками, я считаю, что другие по-прежнему готовы сотрудничать с вами. Называется: "Больше искренности, меньше рутины!"

Первый онлайн-саммит KubeCon 2020

С 30 июля по 1 августа, сессия Alibaba Cloud Native, нажмите на ссылку, чтобы записаться на прием:developer.aliyun.com/topic/Alibaba…

"Облачная нативная платформа AlibabaСосредоточьтесь на микросервисах, бессерверных технологиях, контейнерах, Service Mesh и других технических областях, сосредоточьтесь на популярных тенденциях облачных технологий и практиках крупномасштабного внедрения облачных технологий, а также станьте официальной учетной записью самых облачных разработчиков. "